来客が少ない時間
旅行代理店の前をたまたま通りがかって、お客さんがいないと、暇そうに見えてしまうものですが決してそうではありません。
お客さんがいないからこそすべき仕事、できる仕事がたくさんあるのです。
そこで今回は実際に業務で体験したことをもとに、お客さんがいないときに、実際に旅行代理店の人がしている仕事についてご紹介していきます。
お客さんがいないときや電話が鳴らないとき、実はしたい仕事ができるチャンスでもあり、正直この時間が長く続いてくれれば、あの仕事が片付けられるのに・・・と思ってしまうこともあるものです。
旅行代理店は営業直後、営業終了前、またお昼時が特に忙しい時間帯となります。
お昼時が忙しい理由として、社会人など休み時間にしか電話や来店が出来ない人が、空き時間を利用して問い合わせをしてくる時間でもあるからです。
お客さんへ電話をするチャンス！
お客さんが途切れているときに、まずはお客さんへ折り返し連絡をするチャンスと考えているスタッフも多いはずです。
会社によっては他の人が折り返し連絡をしているときには、基本に発信をしてはいけないというルールを定めている会社もあります。
特に小さい支店や会社では、全員が発信をすることによって回線がうまってしまい着信できなくなってしまたり、来店してきたお客さんに対応できるスタッフがいなくなってしまうことがその理由に挙げられます。
実は旅行の仕事は、お客さんに電話をする機会がとても多い仕事なのです。
特に海外旅行は、ホテル、レンタカー、オプショナルツアーなど現地手配後の回答となることが多く、すぐにその場で答えられない案件も多いのです。
またキャンセル待ちをしていたフライトが取れた、入金後手配のホテルが確保できた、現地からオーバーブッキングの誘導案件が来たなど、さまざまな事例があるのです。
クレームなどの処理
クレームやトラブルは、なるべく早くアクションを取った方が、お客さんの怒りも静まりやすく、早期の解決が鍵になります。
そのためこのお客さんが来ない時間は、ベストタイミングになるのです。
他のお客さんがいる前で、クレーム対応の電話をしていることは、別のお客さんにも時には不快に思わせてしまうことにもなりかねません。
メールもやはりなるべく静かな環境で考えた方が、よりベターな文章に仕上げられることも事実です。
上司に相談する時間
旅行の仕事はある程度の経験、3年以上この業界にいても、分からないことも多く、やはりそれは上司や周りのベテランスタッフに聞いてこそ、知ることもたくさんあるものです。
しかし普段は、接客や電話応対に追われて、なかなかそのチャンスがないものですが、この空き時間は、相談できる唯一の時間でもあるのです。
つまりお互いに今接客や電話応対がしていないタイミングがあることは、一日の中でそうチャンスがあるものではないのです。
特にこの分からないことをクリアにしないと、次のステップに進めないときなどには、とても貴重な時間になります。
定番だけど重要！掃除の時間！
店舗のある旅行代理店は、パンフレットがしかるべきところに入っていなかったり、だんだんと汚れてきてしまうことも多いものです。
しかし忙しいときには、なかなかカウンターの外にでてくるチャンスがないものですが、空き時間には店舗をきれいにするチャンスでもあるのです。
やはり気持ちのよい店舗は、売り上げアップも期待できることでしょう。