入金確認の仕事はとても大切！
旅行業務の仕事の中で予約や手配はもちろん大切ですが、実は入金のチェックもとても大切な仕事です。
毎日担当者が未入金の人を洗い出したり、入金がされていない人に電話をしたりと、実は一つの手間のかかる仕事でもあるのです。
そこで今回はなぜ入金確認が重要なのかについてご案内していきます。
入金確認の仕事が大切な理由
なぜ入金確認の仕事が大切なのかといえば、それはある意味で一つの意思表示を表しているからであり、端的に言えば「旅行に行くのか行かないのか」ということになります。
法律では入金をしなければ、その旅行代理店とは正式に契約を結んでいないことを意味しています。
つまりまだ正式は契約が結ばれていないからこそ、旅行者自身が他の旅行代理店でよい商品を探していたり、旅行者自身もとりあえるどこかの代理店に予約をしておけば安心と考えていることが多いのです。
しかし旅行代理店としては、もちろん自分の会社で申し込みをして欲しいのですから、内金などを早めに締め切りを設けたりしているのです。
入金が遅れた場合は旅行代理店はキャンセルする権利がある！
旅行者の多くは、一日くらい入金が遅れても大丈夫だろうと考えている人も少なくはないはずです。
毎日たくさんの旅行の予約があるから自分一人くらいバレないのではないか・・・と考えている人もいることでしょう。
しかし基本的にどこの旅行代理店も社内システムによって、入金期日までに入金をしてこない「未入金者リスト」を洗い出すことができます。
これによって一目瞭然で分かるようになっており、実は旅行代理店に対してあまりよい印象を与えないことも事実です。
万が一遅れそうな時は必ず連絡をする！
期日までに入金ができなかった場合は、旅行代理店はキャンセルする権利が発生し、親切な代理店であれば連絡をくれることもあるかもしれませんが、自動的にメールで「○日までに入金確認ができなかったのでキャンセルをしました」という通知を出すこともあります。
また、万が一遅れそうな時は電話で連絡することはマナーでもあるのです。
それによって1日、2日入金を待ってくれる代理店もあります。
またキャンセルする場合は、入金をしなければよいのではなく、キャンセルの電話を入れることもマナーといえるでしょう。
ときどき自動的にキャンセルになって、また申し込みをして入金をせずにまたキャンセルをする人もおりこれを繰り返す人もいます。
このような行動は旅行代理店の手間ばかりを煩わせることになり、時には他のお客さんに優先的に席を渡してしまう可能性もあるといえます。
入金と発券業務
基本的に入金業務と発券業務は、密接な関係にあります。
つまり入金が来ない限り、発券ができないため、間際の予約などはいわゆるお客さんからの「入金待ち」となります。
発券業務は、基本的に発券リミットがあります。
つまりこのリミットまでに発券をしなければならないため、入金期日もそれに合わせて設けられているのです。
特に入金期日と発券期日が近い場合は、ちゃんと入金期日を守ってくれるのか・・・と旅行代理店として考えていることも多いのです。
例え一日でも入金期日が守られないと、一度キャンセルをしなければならない場合もあります。
しかし一度キャンセルすると二度とその席を取れなくなってしまう可能性もあり、旅行者が思っている以上に実は入金期日は「重要な日」でもあるといえるでしょう。