整理整頓が重要な仕事
旅行会社で働く上で、整理整頓できる能力はとても大切です。
もちろん、これはこの業界に限ったことではありませんが、きちんと整理整頓ができると旅行業務をよりスムーズに行うことができるメリットがあります。
そこで今回は、なぜ旅行会社で働く上で整理整頓が重要なのかということについてご案内していきます。
顧客情報の管理
旅行業界の仕事は、とにかく顧客情報の徹底した管理が求められる仕事です。
基本的には社内システムの中で全て管理されており、法律に基づいて個人情報もきちんと管理されているはずです。
しかしながらそれと並行して、紙媒体で管理するファイリングも大切な仕事です。
つまり社内システムは、基本的には他のスタッフでも対応できるように、あくまでも全体を把握できるようにする性質が強いですが、自分が個人的に抱えているお客さん、折り返しの約束、キャンセル待ち、時にはトラブルなどについては、自分が別にきちんと管理をしていた方が効率的なことも多いものです。
社内システムからプリントアウトをして、管理しておくことで仕事がより効率的に進められることもあります。
またそれぞれの用途に分けてファイリングしておくことで、いつでもすぐに見返すことができ、仕事忘れなども防ぐことができます。
問い合わせをしてきたお客さんのファイリング
問い合わせは一日に何十件と受けると、やはり時間が経てば忘れてしまうものであり、再度自分あてに問い合わせがきても、全く覚えていないこともあります。
そこで重要なことは、予約をしてくれそうなお客さんであれば、必ずメモをしておくことが大切です。
一つの判断材料となるのが、お客さんが自ら自分の名前を名乗り、そして担当者の名前も控えているケースです。
その場合再度連絡をもらっても一から話を進めなくてもよいように、人数、旅行代金などを控えておくことが大切です。
特に見積もりをした場合は、一から見積もりをするとかなり時間がかかることにもなるので、必ず控えておくようにします。
そして問い合わせを受けた日順ごとにファイリングをしておけば、次回問い合わせをしたときにとてもスムーズになります。
旅行会社のスタッフはあまりの問い合わせ件数の多さに、一件一件の詳細も忘れがちです。
しかしお客さんにとっては大切な一件であり、きちんとファイリングをしておくことによって、お客さんとの信頼関係もより強いものとなることでしょう。
その他のファイリング
その他にもキャンセル待ちを管理しているファイルを作ることで、ちょっとした空き時間にすぐに見返すことができます。
また毎朝、帰社前など決まった時間に見ることを習慣づけることによって、売り上げを伸ばすことができ、社内評価にも大きく影響してくることでしょう。
クレームのファイリングもとても重要であり、旅行会社側に過失がある場合には、とにかくすばやい対応が求められる上、どんなに忙しくてもや優先事項となります。
つまりどんな状況でもすぐに対応できるようにしておくことも、この仕事を遂行する上ではかかせません。
ファイリングは仕事達人へ一歩
仕事の出来る人の多くの人が、自主的にそれぞれ項目別にファイルを作り管理をしていました。
そうすることによって業務が効率化され、一度問い合わせがきたお客さんでもすぐに会話をスタートすることができ、お客さんに対しても好印象を与えることが多いのです。
それは結果的に自分の業績を上げることができ、給料アップなどにもつながることでしょう。